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完善城建檔案制度　落實(shí)各方主體責(zé)任

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部印發(fā)的《關(guān)于新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理工作的通知》（以下簡(jiǎn)稱《通知》），針對(duì)城建檔案接收工作的難點(diǎn)，從完善城建檔案移交工作制度和落實(shí)建設(shè)工程檔案收集、整理、移交各方責(zé)任這兩個(gè)方面，對(duì)城建檔案的管理部門和形成單位提出了工作要求，為確保城建檔案移交工作的規(guī)范性和有效性，提高城建檔案的管理水平和服務(wù)能力提供了有力支撐。

完善工作制度

完善的工作制度是做好城建檔案工作的基礎(chǔ)。2021年，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案資源建設(shè)邁出新步伐”的發(fā)展目標(biāo)，即檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。《通知》聚焦新形勢(shì)下城建檔案管理面臨的問(wèn)題和機(jī)遇，從健全歸檔工作機(jī)制、加強(qiáng)接收制度建設(shè)、完善驗(yàn)收工作制度三個(gè)方面，對(duì)各地城建檔案管理工作提出了明確目標(biāo)。

（一）健全歸檔工作制度?！锻ㄖ诽岢龀墙n案管理部門要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，優(yōu)化工作流程，實(shí)行“一項(xiàng)目一檔案統(tǒng)一管理”，并借助工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)，通過(guò)一次性告知、線上線下一體化指導(dǎo)等方法，確保建設(shè)工程檔案連續(xù)性、完整性和真實(shí)性。因此，各地城建檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批制度改革的要求，結(jié)合營(yíng)商環(huán)境優(yōu)化的工作目標(biāo)，制定符合各地實(shí)際的城建檔案移交歸檔規(guī)范，建立統(tǒng)一的平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與工程文件歸集的同步性。

（二）加強(qiáng)接收工作制度?！锻ㄖ诽岢鲆訌?qiáng)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收的工作制度建設(shè)，要求各地城建檔案管理部門摸清當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程項(xiàng)目底數(shù)，采取多種手段查漏補(bǔ)缺，保證建設(shè)工程檔案齊全。因此，各地城建檔案管理部門應(yīng)抓緊建立全市域城建項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，定期更新建設(shè)項(xiàng)目檔案接收情況，并對(duì)未進(jìn)館的項(xiàng)目進(jìn)行催繳。

（三）完善驗(yàn)收工作制度?！锻ㄖ芬蟪墙n案管理部門要完善建設(shè)工程檔案驗(yàn)收納入聯(lián)合驗(yàn)收的工作制度，規(guī)范檔案驗(yàn)收流程和要求，并提出在辦理竣工驗(yàn)收備案時(shí)查驗(yàn)工程檔案驗(yàn)收合格意見(jiàn)。要實(shí)現(xiàn)這一工作目標(biāo)，各地城建檔案管理部門要制定具有可操作性的工程檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開展工程檔案驗(yàn)收工作，同時(shí)以竣工驗(yàn)收備案為抓手，提高工程檔案驗(yàn)收率。近年來(lái)，杭州市在完善建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作制度方面進(jìn)行了積極探索。2023年，杭州市城市建設(shè)檔案館制定了《杭州市建設(shè)工程竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》，明確了驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)具備的條件、申請(qǐng)驗(yàn)收需提供的材料、驗(yàn)收時(shí)應(yīng)查驗(yàn)的主要內(nèi)容和驗(yàn)收程序，規(guī)范了杭州地區(qū)工程檔案驗(yàn)收的辦事標(biāo)準(zhǔn)。

落實(shí)各方責(zé)任

落實(shí)工程檔案收集、整理、移交各方責(zé)任，不僅要壓實(shí)工程建設(shè)單位和勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工程參建單位（以下簡(jiǎn)稱“參建單位”）的責(zé)任，也要明確城建檔案管理部門的工作責(zé)任。只有各方各盡其職，才能確保建設(shè)工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。

（一）檔案形成單位的責(zé)任。多年來(lái)，建設(shè)單位和參建單位的檔案責(zé)任不明晰，建設(shè)工程檔案形成單位的工作邊界不清，嚴(yán)重影響了建設(shè)工程竣工檔案及時(shí)歸檔和移交。為此，《通知》明確建設(shè)工程檔案要按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)移交、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則歸檔、移交，明確了工程建設(shè)單位和參建單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，并據(jù)此對(duì)各單位提出了不同的工作要求。工程建設(shè)單位作為建設(shè)項(xiàng)目牽頭抓總的部門，對(duì)建設(shè)工程檔案移交工作負(fù)總責(zé)，同時(shí)對(duì)參建單位負(fù)有監(jiān)督、檢查的責(zé)任；參建單位作為工程建設(shè)項(xiàng)目的參與方，要對(duì)各自形成的工程文件資料收集、整理、立卷及其真實(shí)性和完整性負(fù)主體責(zé)任。

（二）城建檔案管理部門的責(zé)任?！锻ㄖ访鞔_了城建檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)規(guī)范移交內(nèi)容和健全移交方式的工作責(zé)任。對(duì)規(guī)范移交內(nèi)容，《通知》明確掃描件實(shí)行紙質(zhì)、電子雙套制移交；原生電子檔案、建筑信息模型應(yīng)一并移交。杭州市城市建設(shè)檔案館從2012年起全面開展館藏檔案數(shù)字化，2017年開始全面推廣接收建設(shè)工程電子檔案，2020年開展了電子檔案單套制接收的研究，并取得了階段性成果。《通知》對(duì)規(guī)范移交內(nèi)容的要求是，要充分利用城建檔案信息化工作成果，助推城建檔案邁向數(shù)字化管理新賽道。對(duì)健全移交方式，《通知》提出建設(shè)工程檔案移交可實(shí)行“驗(yàn)收+承諾”或在工程竣工驗(yàn)收備案前一次性移交等方式進(jìn)行移交，并可對(duì)未履行義務(wù)的相關(guān)單位和個(gè)人進(jìn)行處罰和信用懲戒。2023年，杭州市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)出臺(tái)了《杭州市建設(shè)工程檔案驗(yàn)收告知承諾和事中事后監(jiān)管實(shí)施辦法（試行）》，對(duì)在申請(qǐng)辦理工程檔案驗(yàn)收事項(xiàng)時(shí)暫時(shí)無(wú)法滿足檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位可以“驗(yàn)收+承諾”的方式申請(qǐng)辦理檔案驗(yàn)收，并在承諾期限內(nèi)完成檔案移交。杭州市已有部分項(xiàng)目采用“驗(yàn)收+承諾”的方式通過(guò)驗(yàn)收并完成檔案接收。

目前住房城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)已進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，為了充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的支撐和保障作用，城建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)牢記“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的工作職責(zé)，認(rèn)真貫徹落實(shí)《通知》要求，不斷改進(jìn)工作方法，推進(jìn)新形勢(shì)下城建檔案管理工作再上新臺(tái)階。